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ÁREA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

En esta área participan cuatro empleados que cuentan con las herramientas necesarias para cumplir con sus finalidades, ya que han recibido las capacitaciones adecuadas para realizar las siguientes actividades: organizar, limpiar, ordenar, clasificar, y guarda de expedientes del acervo documental que es transferido de las dependencias universitarias al Archivo de Concentración (transferencia primaria). Además, realizan la captura de datos detallados de los expedientes bajo resguardo del Archivo de Concentración para consulta de usuarios en la página web. Al igual que las otras áreas, también ofrecen el servicio de consulta a usuarios internos de las diferentes dependencias universitarias. En el periodo que corresponde a este informe, los esfuerzos de esta área se han enfocado en organizar, limpiar y clasificar las nóminas generadas en el año de 2015 y, la alimentación del inventario analítico de la Sección: Rectoría, que corresponden a los años 1990 a 2009. Asimismo, se ha alimentado la base de datos en “Win Isis” de los inventarios de pólizas de 1997, y nóminas del año de 1980. En el periodo que abarca este informe, se tuvo un avance del 100 % respecto a lo proyectado en la limpieza, organización y clasificación del acervo documental del Fondo: UMSNH; Sección Rectoría. Por otra parte, también se elaboraron carátulas y se cosieron expedientes. En cuanto a la organización limpieza, ordenamiento y clasificación de nóminas de docentes y administrativos, de la Sección: Nóminas, se tuvo un avance significativo, lo mismo que en la alimentación de los inventarios de nóminas y pólizas en la base de datos de “Win Isis”, mismas que también se perforaron y cosieron.

ÁREA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL

Es el área encargado de recibir todas las transferencias documentales de los archivos de trámite de las diferentes escuelas, facultades y dependencias de la Universidad Michoacana. Para poder llevar a cabo  las recepciones documentales, los solicitantes previamente deben enviar un oficio a la Dirección de Archivos especificando el tipo de documentación que van a transferir, acompañado del inventario de transferencia primaria. Una vez notificada a la Dirección de Archivos, se establecen las fechas en que se hará la recepción, la cual deberá ser cotejada por el personal del área de recepción documental del Archivo de Concentración, una vez realizada esta acción, posteriormente es colocada en la estantería asignada para ello. Esta área es atendida por cinco personas que cuentan con la capacitación necesaria para cumplir con las funciones encomendadas, mismas que se encargan no sólo de cotejar la información sino de sellarla y distribuirla a las áreas correspondientes. Además de las actividades señaladas, el personal también se encarga de ofrecer el servicio de consulta de las diferentes escuelas y facultades de la misma universidad, quienes consultan y cotejan especialmente kárdex de calificaciones de alumnos y estados de exámenes. Además, otorgan el servicio de fotocopiado a los usuarios que así lo requieren, realizan la apertura de expedientes nuevos de alumnos, intercalan tarjetas alfanuméricas y sellan los expedientes de nóminas que son transferidas a esta área. 

ÁREA DE ELABORACIÓN DE HOJAS DE SERVICIO

 Esta área es atendida por cuatro empleados capacitados adecuadamente para realizar las tareas encomendadas que son, esencialmente, la elaboración de las hojas de servicio de docentes y administrativos de la Universidad Michoacana que lo solicitan para diferentes trámites personales. A lo largo del año, las hojas de servicio continuaron solicitándose en línea a través del correo institucional de esta dependencia que es dir.archivo.sria.admin@umich.mx, con una respuesta máxima de cinco días hábiles. Para ello, se recibió el apoyo del área de digitalización donde se realizan las digitalizaciones de las hojas de servicio para posteriormente enviarlas al correo electrónico del solicitante con la finalidad de cumplir con las medidas sanitarias impuestas por la pandemia. Como actividades complementarias intercalan documentos en los expedientes ya existentes, crean o abren nuevos expedientes, y atienden el servicio de consulta a usuarios cuando es requerido.

ÁREA DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN

El Archivo de Concentración ante el avance de la tecnología está realizando un esfuerzo por avanzar en la digitalización del acervo que resguarda, con la finalidad de disponer de la información de forma más accesible y rápida, evitando su rápido deterioro. El área de digitalización es atendido por dos empleados que se encargan de convertir  los documentos físicos en formato digital.